Dnevno dobivamo jako puno pošte, što poslovne, što privatne, što spama. Uslijed čitanja, odgovaranja i pohranjivanja svih tih informacija, trebamo odraditi i redovne dnevne obveze i zadatke. Zato moramo pažljivo birati čemu ćemo pridati veću pažnju, a čemu manju.
I kad se nalazite sa one strane koja šalje poruku, imajte to na umu. Potrošite koju minutu više u osmišljavanje poruke kako bi ona privukla pažnju primatelja i natjerala ga da za vas izdvoji malo svog vremena. Evo nekih trikova koji vam mogu pomoći:
Krenimo od naslova.
Velika je razlika u tome da li je e-mail isključivo promotivne svrhe ili je tematika ozbiljnija. Sukladno tome, treba prilagoditi „ozbiljnost“ naslova. Ako primatelja ne poznajete, a šaljete mu informativnu ili propagandnu poruku (npr. newsletteri) najbolje je poslužiti se malim psihološkim trikovima. To ćete učiniti tako što ćete mu zagolicati znatiželju.
Naslovi poput „Nemojte otvoriti ovu poruku“ ili „Povjerljive informacije“ dobro rade svoj posao u tom slučaju. Uz dozu mistike kojima obavijaju poruku, ova dva naslova doslovno mame primatelja da ubere zabranjeno voće, čak i ako on pretpostavlja o čemu se radi. Nemojte pretjerivati s naslovima ovog tipa, pogotovo sa istim primateljima jer iako su primamljivi, gube na težini nakon ponavljanja. Jedanput ili dvaput će upaliti, ali treći put neće.
Ako vaš e-mail zahtjeva nastavak komunikacije i eventualno dogovor oko neke teme, možete naslov pojačati pozivom na akciju poput „Molim vas za pomoć“ ili „Trebam vaše mišljenje“. Također, radi se o naslovima koji golicaju znatiželju, a istovremeno traže nečije mišljenje. Svi rado dijelimo svoje mišljenje i savjete, a ovakvi naslovi laskaju primatelju, stoga imaju popriličnu šansu za uspjeh.
Ako se radi o osobi s kojom ste od ranije u kontaktu i zna o čemu pričate, pokušajte biti što precizniji u naslovu. Dobra taktika je „Javljam se po pitanju XY“ ili „Dogovor za sastanak zbog XY“. Ako vaša poruka zahtjeva odgovor u određenom vremenskom okviru, možete dodati „hitno“ ili „molim za odgovor“ u naslov. Niti s ovim dodatcima nemojte pretjerivati jer stvaraju stres primatelju, a ne želite da nekoga instantno zaboli glava kad vas se sjeti.
Ušminkajte i sadržaj!
Vrlo je bitno da je vaš e-mail autentičan i prilagođen primatelju osobno. Tako dobiva dodatnu težinu i važnost za primatelja. Oslovite ga imenom ako ga znate ili ugradite naziv tvrtke gdje je prikladno.
Iako je nekad potrebno proslijediti mnogo informacija, izbjegavajte to činiti u tekstu maila. Radije priložite poruci dodatne dokumente, a u samom tekstu pokušajte koncizno objasniti što želite i što primatelj može pronaći priloženo.
